Keine Angst, hier geht es nicht um Künstliche Intelligenz, die automatisch Texte schreibt oder ein Algorithmus, der Themen vorgibt. Hier geht es darum, wie ihr die Vielzahl von kleinen Aufgaben in Redaktionsteams oder Newsrooms besser organisieren könnt und immer den Überblick behaltet. Die notwendigen Tools: #Asana und #Zapier.
Kanalität kann überfordern
Auf welchen Kanälen kommuniziert euer Team? Facebook? Instagram? Webseite? Medienmitteilungen? So sieht das ja noch recht übersichtlich aus. Aber, soll das als Facebook-Ad herausgehen oder lieber als Instagram-Story und organischen Beitrag? Brauchen wir den Inhalt noch für den Newsletter und das Bewegtbild – war das nochmal für Youtube in 16:9 oder Tiktok in 9:16? Oder beides? Und wo finde ich das Quellmaterial noch schnell? Mit einer hohen Schlagzahl an Veröffentlichungen nimmt automatisch die Komplexität in Redaktionsteams zu.
Vom Themenplan in die Kanäle
Die Frage ist, wie man da Struktur reinbekommt, ohne sich im Verwaltungsaufwand zu verzetteln. Und die Antwort: Durch Automatisierungen! Ich habe aktuell in Asana einen Themenplan etabliert, in den alles für den Newsroom reinkommt: Ideen, Kampagnen, Artikel, Newsbits – alles. Wir sammeln dort auch die Hintergrundinfos, kopieren Mails rein, laden PDFs hoch. Damit alles an einem Ort ist. Und jetzt kommt das spannende: Mithilfe von Tags triggern wir via Zapier Automatisierungen. Und welcher Tag was triggert, das könnt ihr direkt in Asana unter den Punkt „Wichtige Ressourcen“ einfügen; dann habt ihr das Knowledge-Management gleich noch in dem Tool komplett abgefrühstückt.
Die meisten Prozesse verlaufen im Content-Publishing zum Glück linear: Zuerst wird ein Foto gemacht, dann ein Text geschrieben. Die beiden Elemente werden in eine Instagram-Story verpackt, als Facebook-Beitrag geplant und kommen dann am Ende noch in den Newsletter rein. A ergibt B ergibt C – mit ein paar Parallelitäten drin.
Beispiel: Ein Event wird vermarktet
Konkretes Beispiel gefällig? Ankündigung für beispielsweise eigene Events werden als Facebook-Ad veröffentlicht und als Instagram-Story hochgeladen. Die gleiche Grafik wird auch für eine Display-Anzeige verwendet. Fotos liegen im Digital Asset Management vor. Medienmitteilung müssen rausgeschickt und die Webportale aktualisiert werden. Beteiligt ist daran das ganze Marketing-Team. Die Aufgaben sind außerdem voneinander abhängig und können sich blockieren: Das Display kann erst bestückt werden, wenn die Story-Grafik für Instagram fertig, usw. Na, seid ihr noch dabei? Viele kleine Steps werden zu einer komplexen Angelegenheit – und die Automatisierung hilft dabei, diese Komplexität in einzelne Tasks aufzuschlüsseln.
Das Event wird im Themenplan angelegt. Via Zapier habe ich definiert, dass via Tag (via Tab und T könnt ihr das bei Asana einsetzen) folgendes passiert:
- Im Facebook-Plan wird ein Task erstellt und verplant. Gleichzeitig wird ein mitarbeitender Mensch hinzugefügt und eine Kategorie vergeben (Facebook-Ad). Um alles in einem Plan zu haben, wird das ganze automatisiert auch im Redaktionsplan veröffentlicht.
- Im Medienmitteilungs-Plan wird ein Task datiert, zugeordnet, kategorisiert und ebenfalls im Redaktionsplan ausgegeben.
- Im Instagram-Plan wird ein Story-Task erstellt und zusätzlich noch ein Grafik-Task.
Kanalität kann überfordern
Auf welchen Kanälen kommuniziert euer Team? Facebook? Instagram? Webseite? Medienmitteilungen? So sieht das ja noch recht übersichtlich aus. Aber, soll das als Facebook-Ad herausgehen oder lieber als Instagram-Story und organischen Beitrag? Brauchen wir den Inhalt noch für den Newsletter und das Bewegtbild – war das nochmal für Youtube in 16:9 oder Tiktok in 9:16? Oder beides? Und wo finde ich das Quellmaterial noch schnell? Mit einer hohen Schlagzahl an Veröffentlichungen nimmt automatisch die Komplexität in Redaktionsteams zu.
Vom Themenplan in die Kanäle
Die Frage ist, wie man da Struktur reinbekommt, ohne sich im Verwaltungsaufwand zu verzetteln. Und die Antwort: Durch Automatisierungen! Ich habe aktuell in Asana einen Themenplan etabliert, in den alles für den Newsroom reinkommt: Ideen, Kampagnen, Artikel, Newsbits – alles. Wir sammeln dort auch die Hintergrundinfos, kopieren Mails rein, laden PDFs hoch. Damit alles an einem Ort ist. Und jetzt kommt das spannende: Mithilfe von Tags triggern wir via Zapier Automatisierungen. Und welcher Tag was triggert, das könnt ihr direkt in Asana unter den Punkt „Wichtige Ressourcen“ einfügen; dann habt ihr das Knowledge-Management gleich noch in dem Tool komplett abgefrühstückt.
Die meisten Prozesse verlaufen im Content-Publishing zum Glück linear: Zuerst wird ein Foto gemacht, dann ein Text geschrieben. Die beiden Elemente werden in eine Instagram-Story verpackt, als Facebook-Beitrag geplant und kommen dann am Ende noch in den Newsletter rein. A ergibt B ergibt C – mit ein paar Parallelitäten drin.
Beispiel: Ein Event wird vermarktet
Konkretes Beispiel gefällig? Ankündigung für beispielsweise eigene Events werden als Facebook-Ad veröffentlicht und als Instagram-Story hochgeladen. Die gleiche Grafik wird auch für eine Display-Anzeige verwendet. Fotos liegen im Digital Asset Management vor. Medienmitteilung müssen rausgeschickt und die Webportale aktualisiert werden. Beteiligt ist daran das ganze Marketing-Team. Die Aufgaben sind außerdem voneinander abhängig und können sich blockieren: Das Display kann erst bestückt werden, wenn die Story-Grafik für Instagram fertig, usw. Na, seid ihr noch dabei? Viele kleine Steps werden zu einer komplexen Angelegenheit – und die Automatisierung hilft dabei, diese Komplexität in einzelne Tasks aufzuschlüsseln.
Das Event wird im Themenplan angelegt. Via Zapier habe ich definiert, dass via Tag (via Tab und T könnt ihr das bei Asana einsetzen) folgendes passiert:
- Im Facebook-Plan wird ein Task erstellt und verplant. Gleichzeitig wird ein mitarbeitender Mensch hinzugefügt und eine Kategorie vergeben (Facebook-Ad). Um alles in einem Plan zu haben, wird das ganze automatisiert auch im Redaktionsplan veröffentlicht.
- Im Medienmitteilungs-Plan wird ein Task datiert, zugeordnet, kategorisiert und ebenfalls im Redaktionsplan ausgegeben.
- Im Instagram-Plan wird ein Story-Task erstellt und zusätzlich noch ein Grafik-Task.
Die Idee dahinter ist ganz simpel: Im Themenplan werden alle Informationen gesammelt, im Redaktionsplan alle geplanten Veröffentlichungen für den entsprechenden Zeitpunkt aufgeführt und in einzelnen Kanal-Plänen (Medienmitteilung. Facebook, Webseiten, Instagram) gibt es die auch nochmal. Jedes Teammitglied kann sich dann anzeigen lassen, welche Tasks ihr oder ihm zugeordnet sind und wenn die fällig werden. Überblick garantiert.
Wie macht ihr das denn bei euch? Schreibt’s doch bitte in die Comments.
Titelbild von Fernando Latorre auf Pixabay