Die instruktive Praxis in modernen Newsrooms hat in Redaktionen funktioniert, als Produkte noch überschaubar waren. Mit dem Aufkommen der Multi-Kanalität über Social Media, Suchmaschinenmarketing und Newsletter ist dieser Ansatz aber nur noch schwer und vor allem langsam managebar. Besser ist es, auf die Kanban-Methode für Redaktionen zu setzen. Eine Übersicht.

Prozesse erkennen und strukturieren

Früher war mehr Lametta und vor allem weniger Content. Als sich das Content-Marketing noch auf Print-Anzeigen, Broschüren für Messeauftritte und Medienmitteilungen beschränkte, konnten redaktionsleitende Personen instruktiv vorgehen und die einzelnen Projekte managen. Denn erstens gab es von denen nicht so viele wie heutzutage (wobei ich nicht über die Komplexität rede!) und zweitens waren die Marketing-Abteilungen in größeren Unternehmen auf diese Projekte zugeschnitten.

Auch im Tourismus-Bereich und dem Binnen- und Außenmarketing von Städten und Kommunen war die Kanalität überschaubar und der work in progress durch Wissen, Erfahrung und Lenkung überschau- und abarbeitbar.

Komplexität durch Multikanalität

Auch als die ersten Social-Media-Plattformen dazugekommen sind, musste sich erst einmal wenig ändern: Die Medienmitteilungen wurden im ersten Schritt einfach bei Facebook geteilt, später dann immer mehr an die eigene Zielgruppe angepasst. Als Instagram aufkam? Das gleiche Spielchen. Aber langsam stellte man sich die Frage, ob da die Archivfotos ausreichen oder extra ein:e Fotograf:in engagiert werden sollte? Anzeigen wurden an Agenturen outgesourct und Online-Advertorials just-in-time produziert – und das alles neben der, ich nenne sie mal, historischen Routinearbeit. Suchmaschinenmarketing, Social-Media-Ads, ganz neue Controlling-Kreisläufe – in meiner Agenturzeit in den 2010ern konnte ich noch erleben, wie das manche:n Kund:in so beschäftigt hat, dass sie sich dadurch fast selbst zum Stillstand gebracht haben.

Arbeit sichtbar machen

In der vergangenen Woche organisierte der Startraum in Göttingen einen mehrteiligen New-Work-Workshop. Unter anderem hat dort Ruven Bers von der Arineo über Kanban und Scrum gesprochen. Und erwähnt, wie wichtig es ist, zu sehen, wie viel Arbeit sich gerade in einem System befindet. Ein logischer Gedanke, den wir wahrscheinlich alle sinnvoll ansehen. Denn manchmal verlassen wir uns zu sehr auf unser Gefühl und der „gefühlte“ Berg an Arbeit ist viel schneller abgehakt als die Aufgabe, für die man 20 Minuten eingerichtet hat und die sich dann über mehrere Tage zieht.

Um da den Überblick zu bewahren hilft Kanban.

Mit Kanban den Prozessablauf objektivieren

Kanban ist eine japanische Methode, die 1947 entwickelt wurde, um die Produktion und Fertigung zu flexibilisieren und zu verschlanken. In der Wikipedie findet ihr dazu jede Menge Hintergrundinfos und Sekundärliteratur. Was für diesen Beitrag hier wichtig ist: Kanban teilt einen Prozess in Unterprozesse ein. Die einfachste Einteilung ist euch mit Sicherheit bekannt: „Zu bearbeiten“, „in Arbeit“ und „erledigt“. Richtig, ihr kennt das von allen Orga-Tools, die Boards anbieten, wie Trello, Microsoft Planner, Jira, Zenkit, Asana oder Post-Its am Whiteboard.

Prozesse in der Redaktion vereinheitlichen

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So könnte ein Kanban-Board in einer Redaktion aussehen. Erstellt mit Asana.[/caption]

Ich habe beispielhaft ein simples Kanban-Board vorbereitet mit den Phasen „Idee“ (Backlog), „Unbearbeitet“, “Angelegt”, “Redigiert” und “Geplant / Veröffentlicht”. In jeder Spalte befinden sich einzelne Items, die einen Titel, ein Veröffentlichungsdatum, eine Kategorie (in dem Fall, in welchem Kanal sie veröffentlicht werden) und eine bearbeitende Person besitzen. Wird in einem Meeting besprochen, ein Thema zu veröffentlichen, wird es vom Board “Idee” in “Unbearbeitet” verschoben und die Zuständigkeiten entsprechend verteilt. So sieht das ja noch recht übersichtlich aus: Die wichtigsten Themen stehen im Board weiter oben und mit einem Blick kann jedes Teammitglied die Gesamtsituation gut überblicken. Nach jedem weiteren Schritt landet es weiter nach rechts, bis es dann irgendwann “veröffentlicht” und somit bearbeitet ist. Wie man das alles automatisieren habe ich hier aufgeschrieben.

Wichtig ist, dass so ein Tool auch andere Darstellungsformen unterstützt, beispielsweise als Kalender.

 

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Die Items von oben werden anhand des Ablaufdatums in einem Kalender angezeigt. Um die Übersicht zu wahren, besitzt jeder Kanal eine eigene Farbe.[/caption]

Wenn Komplexität steigt, müssen Filter ran

Wenn das jetzt aber nicht 14 Beiträge für die Woche wären, sondern 50 und wenn nicht drei Leute die Tasks bearbeiten, sondern fünf, dann kann diese Hilfe ganz schnell überfordern. Details ersticken dann den eigentlichen Überblick. Was dann hilft? Filter.

Im ersten Schritt, und das können nur Online-Tools in dieser Flexibilität, kann man die Aufgaben von anderen Bearbeiter:innen ausblenden. Statt 50 stehen dann nur noch 25 da. Für meinen Geschmack immer noch nicht überschaubar.

Im zweiten Schritt, sollte das Tool dann die Möglichkeit besitzen, anzeigen zu lassen, welche Aufgaben in der kommende Woche anstehen.

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Schon übersichtlicher, oder? In dem Fall könntet ihr auch nach Kanälen sortieren und beispielsweise nur die Facebook-Posts anzeigen oder eine ganz neue Metrik einführen und Aufgaben priorisieren und nur die wichtigsten anzeigen. Und das macht ihr nicht, weil es das System kann. Sondern ihr macht es, um euch darauf zu konzentrieren, was im Moment wichtig ist. Und wenn es nur der Überblick ist. Dadurch könnt ihr das Projekt aus unterschiedlichen Winkeln begutachten – und verbessern.

Überblick: Schätzen ist besser als Raten

Denn mit der Zeit bekommt ihr durch den Überblick eine ganz gute Idee, wie gut ihr mit eurem Workload ausgelastet seid. Und das gibt nicht nur Sicherheit und ein gutes Gefühl von Planbarkeit. Sondern spart im Endeffekt ordentlich Zeit und nerven.

Lernt aus meinen Fehlern: Mehr ist nicht per se immer besser

Ich habe beim ersten Prozessdesign zu viele Boards angelegt und bin zu kleinteilig geworden, so dass man fast schon eine halbe Minute nach links oder rechts scrollen muss, um eine Übersicht aller Boards zu bekommen. Das ist natürlich suboptimal. Man braucht kein Board „Facebook-Idee“, wenn man sich die Einträge auch über den Filter „Kanäle“ im Backlog (Ideenliste) anzeigen lassen kann. Weniger ist in solch einem Design dann doch mehr.

Wie organisiert ihr euren Redaktionsalltag? Schreibt’s doch bitte in die Kommentare, interessiert mich.

Hier ist ein bisschen was passiert. Neben den kleinen Design-Anpassungen habe ich die Webseite ans #Fediverse angeschlossen. Und das ist der Test, ob auch wirklich alles funktioniert und ich das #ActivityPub-Plugin ordentlich konfiguriert habe.

Beiträge werden zu Mastodon gepostet

Im Unternehmen das Thema Social Media professionell anzugehen ist nicht schwierig – im Gegenteil, unsere Erfahrungen haben gezeigt, dass viele Unternehmen schon vieles richtig machen. Wir geben Ihnen nun Tipps, wie Sie effektiver an die Sache herangehen können.

Nutzen Sie eine Facebook-Seite statt Ihres eigenen Accounts.
Auch wenn Ihr Betrieb eng mit Ihrem Namen verknüpft ist – investieren Sie die 30 Minuten und https://de-de.facebook.com/business/overview, in der Sie fortan auch Ihre Inhalte teilen. Facebook-Seiten bieten nämlich nicht nur mehr Funktionen, um Ihre Inhalte unters Volk zu bringen, Sie können auch von Nutzern viel einfacher abonniert oder gefunden werden.

Machen Sie Ihre Unternehmensseite zum Ausgangspunkt.
Veröffentlichen Sie Inhalte nicht unbedingt nur auf Facebook oder Twitter, sondern verlinken Sie auf Ihre Seite. Mit modernen Content-Management-Systemen ist es fast so einfach wie auf Facebook ein paar Sätze über eine gelungene Veranstaltung zu verfassen, ein neues Produkt vorzustellen oder eine kleine Bildergalerie zu veröffentlichen.

Die Vorteile:

• Sie haben die Hoheit über Ihre Inhalte und sind nicht von Fremddiensten abhängig
• Neuere Inhalte auf Ihrer Seite erhöhen die Attraktivität für Google & Co.
• Auch Kunden schauen öfter vorbei, um zu sehen, was sich geändert hat.

Diese Inhalte können Sie dann auf Facebook, Twitter oder Google+ teilen.

Nutzen Sie Dienste wie Facebook-Video oder Youtube.
Laden Sie Ihre Videos nicht einfach auf Facebook hoch. Erstellen Sie zusätzlich ein Youtube-Account, benennen die Videos eindeutig mit Titel und fügen eine aussagekräftige Beschreibung hinzu - auch so können Sie auf sich und Ihr Unternehmen aufmerksam machen und andere Zielgruppen ansprechen.

Bleiben Sie Sie selbst.
Ignorieren Sie am besten solche Beiträge :) Nein, im ernst: Sie kennen Ihr Unternehmen und Ihre Zielgruppe am besten. Wie Sie diesen kleinen Leitfaden deshalb mit Leben füllen, bleibt ganz alleine Ihnen überlassen. Wichtig ist: Bleiben Sie sie selbst. Versuchen Sie nicht besonders schön, schwülstig oder gediegen auf Facebook zu formulieren, nur weil Sie im Namen Ihres Unternehmens posten. Sondern schreiben Sie weiterhin so, wie Sie es bisher auch gemacht haben.

Und dann haben Sie schon eine gesunde Grundlage, auf die man weiter aufbauen kann.

Bildnachweis: http://picjumbo.com/black-styled-office-from-above/.

Es ist ja so eine Sache mit den Neuigkeiten und ich bin da auch durchaus... ambivalent. Fakt ist: Ich bin seit Ende Januar kein Social Media Manager mehr. Und seit heute, seit ganz genau 9.30 Uhr, als mich nämlich meine Fallmanagerin anrief, um mir den Tag zu versüßen, seit heute kann ich es ganz offiziell hinausposaunen: Ich bin selbstständig.
Klar. Ich habe das nicht unbedingt geheim gehalten. Ich habe meine Facebookseite aufgemacht, eine wackelnde Rakete auf die Reise geschickt und jedem, der es hören wollte oder auch nicht, auf die Nase gebunden, wie "aufgeregt" ich doch sei, wie "spannend" das doch alles ist und überhaupt: Welch eine "Herausforderung"!
Hiermit entschuldige ich mich offiziell bei denen, die leiden mussten. Sorry.
Aber so richtig "offiziell", sei es im Podcast, sei es hier, oder sonstwo, habe ich das noch nicht gemacht. Dank dem okay der Fallmanagerin kann ich das aber zum Glück nachholen.
Wie kam's zur Entscheidung? Ich habe gemerkt, dass es gar nicht so einfach ist, als Schreiberling vor dem Forum, Facebook, Twitter und den Agenturen zu sitzen, um das irgendwie alles im Blick zu behalten. Und gleichzeitig als Techie zu versuchen, dem Journalismus neue Darstellungsformen zu verpassen. Da bin ich nämlich eigentlich ganz gut drin. Aber im Alltag hatte ich damit nur wenig zu tun.
Und das war unschön. Meine Entscheidung dann, also weg vom Online-Journalismus, passt dann zufällig auch noch zu den aufkommenden Debatten: Mein geschätzter Kollege Christian Jakubetz ist Ende Januar mit ein paar Gedanken zu einer neuen Buchidee an die Öffentlichkeit gegangen: [Der Niedergang eines Berufstandes](http://www.blog-cj.de/blog/2013/01/28/der-niedergang-eines-berufsstands-und-eine-buchidee/ "Christian Jakubetz \"Der Ende eines Berufstandes\""). Ich möchte ihm da zwar mit Nachdruck widersprechen, also für die Allgemeinplätze. Der Journalismus geht nämlich nicht unter. Bei mir kam es allerdings zu einer gewissen Ermüdung durch den Alltagsagenturonlinejournalismus. Aber das soll hier gar nicht Thema sein.
Es hat dann ganz gut gepasst, dass ein jetziger Kunde zu mir kam und sagte: Pass mal auf, wir haben da die ein oder anderen journalistischen Projekte online. Und wir würden gerne, dass du die technisch betreust und neue entwickelst. Und ich so: Goooil! Daraus ist dann workin media entstanden. Die Agentur, die so hipp ist, dass sie sich inzwischen wieder nur mit Minuskeln schmücken darf.
Als treue Leser dieses angestaubten und ungepflegten Blogs, bekommt ihr aber noch ein güldenes Sahnebonbon zum Abschluss. Denn ihr könnt euch jetzt zu den Alphatestern zählen. Einer kleinen, elitären aber höchst-sympathischen Truppe. Denn unter alpha.workin-media.de gibt's meine Seite in einer frühen Rohfassung. Einiges ist fertig, anderes noch im Aufbau. Vieles verbesserungsfähig. Und mein P♥dcast-Tarif ist noch überhaupt nicht online. Aber ich will ja nicht gleich alles am Anfang verraten. Nur so viel: Das Herz im Tarif ist kein einfaches ASCII-Zeichen. Das Herz ist eine Ansage. Dazu dann aber später mehr. Und wahrscheinlich an anderer Stelle.

Ihr habt keinen Bock auf das Starquiz mit Kai Pflaume? Kann ich verstehen. Aber trotzdem wollt ihr irgendwas mit Fernsehen? Kann ich auch verstehen. Deshalb habe ich für meine verehrten Leserinnen und Leser das perfekte Parallelprogramm: Heute ab 20.15 Uhr starten die Wikigeeks (Achtung Premiere!) auf goep6 des einzig wahren Premiumsenders moemoep. Natürlich wieder live und in stereo. Für die livepodcastkonsumierenden Personen gibt's natürlich auch wieder unseren Chat.
Wir werden uns heute über's Fernsehen unterhalten. Hat das Internet unser TV verändert? Wird das Netz im Fernsehen eine größere Rolle spielen oder eher das TV im Internet? Beim Blick in die Glaskugel helfen uns natürlich wieder einmal unsere Freunde aus Amerika. Dort kann man nämlich schon sehen, welche Wege das Social-TV auch hier einschlagen könnte. Alle Themen gibt's im Vorfeld schon in unserem Wikigeekswiki.
Ach, da sogar ich mit Hilfe von visual.ly diese hippen Infografiken erstellen kann, habe ich mal unsere Wikigeeks-Fanpage grafisch aufarbeiten lassen. Nach dem Klick.
Der schwarze, unschöne Strich am linken Rand ist im übrigen schon in der Ausgangsgrafik.