Ich habe Zeit investiert und mich endlich mit unserem Home Assistant beschäftigt. Nicht ganz freiwillig, eher aus dem Zwang heraus, dass jetzt, nach fast einem Jahr in der neuen Wohnung, endlich alles so funktionieren sollte, wie ich es mir beim Einzug vorgestellt hatte. Auch die Heizungssteuerung.

Aber vorher habe ich mich natürlich mit ein paar Sidequests beschäftigt, um wieder in den Home-Assistant-Mode zu kommen:

• Der erste Erfolg war im Keller: unsere Waschmaschine ist jetzt „smart“. Seit wir dort auch die Möglichkeit haben, Home Asssistant zu nutzen, läuft sie über einen innr-Smartplug, der auch den Stromverbrauch misst. Wenn der Verbrauch über eine gewisse Zeit auf null fällt, sendet Home Assistant eine Push-Nachricht auf unsere Handys: „Wäsche fertig!“, was mir ehrlicherweise mehr Lebensqualität bringt, als man denkt, oder mir lieb sein sollte.

• Auch die Spülmaschine ist wieder eingebunden. Über den Server des Herstellers bekomme ich über Home-Assistant ebenfalls Benachrichtigungen, wenn sie fertig ist und ausgeräumt werden will. Es sind Kleinigkeiten, aber sie nehmen einem so viel Nachdenken ab.

• Und unsere LED-Kerzen, die sonst über eine Infrarot-Fernbedienung laufen, gehen jetzt automatisch an, wenn das Licht nach Sonnenuntergang eingeschaltet wird. Das ist so ein Moment, wo man denkt: Ja, absolut sinnfrei, aber genau so sollte das sein.

Das eigentliche Mammutprojekt war aber die Heizung. Unser Wohnzimmer ist offen, Küche, Flur, Wohnbereich gehen ineinander über, und ich wusste lange nicht, wie man das effizient steuern kann. Jetzt habe ich einfach das Wohnzimmer als Referenztemperatur genommen, und Flur sowie Küche heizen mit einem kleinen Offset (aktuell ein Grad Unterschied) mit. Das Ganze läuft unabhängig von der Tado-Software: Jeder Raum hat jetzt eine Heiz- und Komforttemperatur, eine Absenktemperatur (nachts oder bei Abwesenheit) und eine Urlaubstemperatur. Getriggert wird das über Zeitpläne oder über die Präsenzkontrolle, also ob jemand überhaupt da ist.

Das war aber nicht meine Idee von Anfang an. Ich wollte am Anfang eigentlich ich nur einen kleinen Blueprint schreiben: Wenn ein Fenster geöffnet wird, soll die Heizung ausgehen – und beim Schließen wieder auf die vorherige Temperatur zurückspringen. Klingt simpel, war es aber nicht, weil Tado immer wieder auf seine eigenen Zeitpläne zurückspringen wollte. Jetzt speichere ich die aktuelle Temperatur in einer JSON-Datei, wenn ein Fenster geöffnet wird, und stelle sie beim Schließen wieder her.

Am Ende war das Wochenende zwar anstrengender als gedacht, aber ich habe jetzt das Gefühl, endlich die Kontrolle über meine eigene „Smartness“ zu haben. Letzten Winter hat mich Tado noch regelmäßig genervt, weil es nach dem Lüften einfach wieder seine und nicht unsere Temperatur eingestellt hat. Das fühlte sich an wie das Gegenteil von „smart“. Bin schon gespannt, welche Nebeneffekte das jetzt wieder hat.

Der 12. März! Klar! Und ich habe mich ernsthaft gefragt, warum ich heute so eine Lust habe, meinen Feed-Reader zu entstauben. Happy Birthday und alles Gute zum 35. liebes Web!

Die instruktive Praxis in modernen Newsrooms hat in Redaktionen funktioniert, als Produkte noch überschaubar waren. Mit dem Aufkommen der Multi-Kanalität über Social Media, Suchmaschinenmarketing und Newsletter ist dieser Ansatz aber nur noch schwer und vor allem langsam managebar. Besser ist es, auf die Kanban-Methode für Redaktionen zu setzen. Eine Übersicht.

Prozesse erkennen und strukturieren

Früher war mehr Lametta und vor allem weniger Content. Als sich das Content-Marketing noch auf Print-Anzeigen, Broschüren für Messeauftritte und Medienmitteilungen beschränkte, konnten redaktionsleitende Personen instruktiv vorgehen und die einzelnen Projekte managen. Denn erstens gab es von denen nicht so viele wie heutzutage (wobei ich nicht über die Komplexität rede!) und zweitens waren die Marketing-Abteilungen in größeren Unternehmen auf diese Projekte zugeschnitten.

Auch im Tourismus-Bereich und dem Binnen- und Außenmarketing von Städten und Kommunen war die Kanalität überschaubar und der work in progress durch Wissen, Erfahrung und Lenkung überschau- und abarbeitbar.

Komplexität durch Multikanalität

Auch als die ersten Social-Media-Plattformen dazugekommen sind, musste sich erst einmal wenig ändern: Die Medienmitteilungen wurden im ersten Schritt einfach bei Facebook geteilt, später dann immer mehr an die eigene Zielgruppe angepasst. Als Instagram aufkam? Das gleiche Spielchen. Aber langsam stellte man sich die Frage, ob da die Archivfotos ausreichen oder extra ein:e Fotograf:in engagiert werden sollte? Anzeigen wurden an Agenturen outgesourct und Online-Advertorials just-in-time produziert – und das alles neben der, ich nenne sie mal, historischen Routinearbeit. Suchmaschinenmarketing, Social-Media-Ads, ganz neue Controlling-Kreisläufe – in meiner Agenturzeit in den 2010ern konnte ich noch erleben, wie das manche:n Kund:in so beschäftigt hat, dass sie sich dadurch fast selbst zum Stillstand gebracht haben.

Arbeit sichtbar machen

In der vergangenen Woche organisierte der Startraum in Göttingen einen mehrteiligen New-Work-Workshop. Unter anderem hat dort Ruven Bers von der Arineo über Kanban und Scrum gesprochen. Und erwähnt, wie wichtig es ist, zu sehen, wie viel Arbeit sich gerade in einem System befindet. Ein logischer Gedanke, den wir wahrscheinlich alle sinnvoll ansehen. Denn manchmal verlassen wir uns zu sehr auf unser Gefühl und der „gefühlte“ Berg an Arbeit ist viel schneller abgehakt als die Aufgabe, für die man 20 Minuten eingerichtet hat und die sich dann über mehrere Tage zieht.

Um da den Überblick zu bewahren hilft Kanban.

Mit Kanban den Prozessablauf objektivieren

Kanban ist eine japanische Methode, die 1947 entwickelt wurde, um die Produktion und Fertigung zu flexibilisieren und zu verschlanken. In der Wikipedie findet ihr dazu jede Menge Hintergrundinfos und Sekundärliteratur. Was für diesen Beitrag hier wichtig ist: Kanban teilt einen Prozess in Unterprozesse ein. Die einfachste Einteilung ist euch mit Sicherheit bekannt: „Zu bearbeiten“, „in Arbeit“ und „erledigt“. Richtig, ihr kennt das von allen Orga-Tools, die Boards anbieten, wie Trello, Microsoft Planner, Jira, Zenkit, Asana oder Post-Its am Whiteboard.

Prozesse in der Redaktion vereinheitlichen

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So könnte ein Kanban-Board in einer Redaktion aussehen. Erstellt mit Asana.[/caption]

Ich habe beispielhaft ein simples Kanban-Board vorbereitet mit den Phasen „Idee“ (Backlog), „Unbearbeitet“, “Angelegt”, “Redigiert” und “Geplant / Veröffentlicht”. In jeder Spalte befinden sich einzelne Items, die einen Titel, ein Veröffentlichungsdatum, eine Kategorie (in dem Fall, in welchem Kanal sie veröffentlicht werden) und eine bearbeitende Person besitzen. Wird in einem Meeting besprochen, ein Thema zu veröffentlichen, wird es vom Board “Idee” in “Unbearbeitet” verschoben und die Zuständigkeiten entsprechend verteilt. So sieht das ja noch recht übersichtlich aus: Die wichtigsten Themen stehen im Board weiter oben und mit einem Blick kann jedes Teammitglied die Gesamtsituation gut überblicken. Nach jedem weiteren Schritt landet es weiter nach rechts, bis es dann irgendwann “veröffentlicht” und somit bearbeitet ist. Wie man das alles automatisieren habe ich hier aufgeschrieben.

Wichtig ist, dass so ein Tool auch andere Darstellungsformen unterstützt, beispielsweise als Kalender.

 

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Die Items von oben werden anhand des Ablaufdatums in einem Kalender angezeigt. Um die Übersicht zu wahren, besitzt jeder Kanal eine eigene Farbe.[/caption]

Wenn Komplexität steigt, müssen Filter ran

Wenn das jetzt aber nicht 14 Beiträge für die Woche wären, sondern 50 und wenn nicht drei Leute die Tasks bearbeiten, sondern fünf, dann kann diese Hilfe ganz schnell überfordern. Details ersticken dann den eigentlichen Überblick. Was dann hilft? Filter.

Im ersten Schritt, und das können nur Online-Tools in dieser Flexibilität, kann man die Aufgaben von anderen Bearbeiter:innen ausblenden. Statt 50 stehen dann nur noch 25 da. Für meinen Geschmack immer noch nicht überschaubar.

Im zweiten Schritt, sollte das Tool dann die Möglichkeit besitzen, anzeigen zu lassen, welche Aufgaben in der kommende Woche anstehen.

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Schon übersichtlicher, oder? In dem Fall könntet ihr auch nach Kanälen sortieren und beispielsweise nur die Facebook-Posts anzeigen oder eine ganz neue Metrik einführen und Aufgaben priorisieren und nur die wichtigsten anzeigen. Und das macht ihr nicht, weil es das System kann. Sondern ihr macht es, um euch darauf zu konzentrieren, was im Moment wichtig ist. Und wenn es nur der Überblick ist. Dadurch könnt ihr das Projekt aus unterschiedlichen Winkeln begutachten – und verbessern.

Überblick: Schätzen ist besser als Raten

Denn mit der Zeit bekommt ihr durch den Überblick eine ganz gute Idee, wie gut ihr mit eurem Workload ausgelastet seid. Und das gibt nicht nur Sicherheit und ein gutes Gefühl von Planbarkeit. Sondern spart im Endeffekt ordentlich Zeit und nerven.

Lernt aus meinen Fehlern: Mehr ist nicht per se immer besser

Ich habe beim ersten Prozessdesign zu viele Boards angelegt und bin zu kleinteilig geworden, so dass man fast schon eine halbe Minute nach links oder rechts scrollen muss, um eine Übersicht aller Boards zu bekommen. Das ist natürlich suboptimal. Man braucht kein Board „Facebook-Idee“, wenn man sich die Einträge auch über den Filter „Kanäle“ im Backlog (Ideenliste) anzeigen lassen kann. Weniger ist in solch einem Design dann doch mehr.

Wie organisiert ihr euren Redaktionsalltag? Schreibt’s doch bitte in die Kommentare, interessiert mich.

Adobe bietet mit der Creative Cloud ein fantastisches Angebot für größere Teams mit viel Budget. Wenn es aber darum geht, schnell für #Social-Media ein paar Grafiken zu erstellen, Fotos zu bearbeiten und die ein odere andere Print-Anzeige anzupassen, habe ich mit Canva im Zusammenspiel mit den #Affinity-Programmen sehr gute Erfahrungen gemacht.

Aktuell kostet die Creative Cloud von Adobe etwas mehr als 60 Euro im Monat. Versteht mich nicht, falsch, das ist ein ziemlich cooles Angebot, was Software und Teammöglichkeiten angeht. Aber wenn man davon eventuell “nur” Indesign und Photoshop benötigt, habe ich für euch eine Lösung, auf der es sich lohnt etwas rumzudenken: Affinity-Produkte im Zusammenspiel mit Canva. Und keine Angst, ganz ohne Software-Abo müsst ihr gar nicht auskommen: Falls ihrs drauf anlegt, ist das bei #Canva defintiv eins drin (knapp 14 Euro pro Monat für bis zu 5 Mitglieder. Hiermit empfohlen). Und damit kann man in Redaktionen, Marketing-Teams oder Newsrooms schon ziemlich viel wuppen.

Canva: Eine App für alle Geräte

Keine Angst, hier geht es nicht um Künstliche Intelligenz, die automatisch Texte schreibt oder ein Algorithmus, der Themen vorgibt. Hier geht es darum, wie ihr die Vielzahl von kleinen Aufgaben in Redaktionsteams oder Newsrooms besser organisieren könnt und immer den Überblick behaltet. Die notwendigen Tools: #Asana und #Zapier.

Kanalität kann überfordern