Ich habe Zeit investiert und mich endlich mit unserem Home Assistant beschäftigt. Nicht ganz freiwillig, eher aus dem Zwang heraus, dass jetzt, nach fast einem Jahr in der neuen Wohnung, endlich alles so funktionieren sollte, wie ich es mir beim Einzug vorgestellt hatte. Auch die Heizungssteuerung.

Aber vorher habe ich mich natürlich mit ein paar Sidequests beschäftigt, um wieder in den Home-Assistant-Mode zu kommen:

• Der erste Erfolg war im Keller: unsere Waschmaschine ist jetzt „smart“. Seit wir dort auch die Möglichkeit haben, Home Asssistant zu nutzen, läuft sie über einen innr-Smartplug, der auch den Stromverbrauch misst. Wenn der Verbrauch über eine gewisse Zeit auf null fällt, sendet Home Assistant eine Push-Nachricht auf unsere Handys: „Wäsche fertig!“, was mir ehrlicherweise mehr Lebensqualität bringt, als man denkt, oder mir lieb sein sollte.

• Auch die Spülmaschine ist wieder eingebunden. Über den Server des Herstellers bekomme ich über Home-Assistant ebenfalls Benachrichtigungen, wenn sie fertig ist und ausgeräumt werden will. Es sind Kleinigkeiten, aber sie nehmen einem so viel Nachdenken ab.

• Und unsere LED-Kerzen, die sonst über eine Infrarot-Fernbedienung laufen, gehen jetzt automatisch an, wenn das Licht nach Sonnenuntergang eingeschaltet wird. Das ist so ein Moment, wo man denkt: Ja, absolut sinnfrei, aber genau so sollte das sein.

Das eigentliche Mammutprojekt war aber die Heizung. Unser Wohnzimmer ist offen, Küche, Flur, Wohnbereich gehen ineinander über, und ich wusste lange nicht, wie man das effizient steuern kann. Jetzt habe ich einfach das Wohnzimmer als Referenztemperatur genommen, und Flur sowie Küche heizen mit einem kleinen Offset (aktuell ein Grad Unterschied) mit. Das Ganze läuft unabhängig von der Tado-Software: Jeder Raum hat jetzt eine Heiz- und Komforttemperatur, eine Absenktemperatur (nachts oder bei Abwesenheit) und eine Urlaubstemperatur. Getriggert wird das über Zeitpläne oder über die Präsenzkontrolle, also ob jemand überhaupt da ist.

Das war aber nicht meine Idee von Anfang an. Ich wollte am Anfang eigentlich ich nur einen kleinen Blueprint schreiben: Wenn ein Fenster geöffnet wird, soll die Heizung ausgehen – und beim Schließen wieder auf die vorherige Temperatur zurückspringen. Klingt simpel, war es aber nicht, weil Tado immer wieder auf seine eigenen Zeitpläne zurückspringen wollte. Jetzt speichere ich die aktuelle Temperatur in einer JSON-Datei, wenn ein Fenster geöffnet wird, und stelle sie beim Schließen wieder her.

Am Ende war das Wochenende zwar anstrengender als gedacht, aber ich habe jetzt das Gefühl, endlich die Kontrolle über meine eigene „Smartness“ zu haben. Letzten Winter hat mich Tado noch regelmäßig genervt, weil es nach dem Lüften einfach wieder seine und nicht unsere Temperatur eingestellt hat. Das fühlte sich an wie das Gegenteil von „smart“. Bin schon gespannt, welche Nebeneffekte das jetzt wieder hat.

Mit über 40 Jahren gehört die E-Mail zu den antiken Webtechnologien. Das Alter hat ein paar Vor- und Nachteile: E-Mails sind plattformunabhängig. Jeder hat eine Adresse, weiß, wie man sich zur Not eine neue klicken kann, kurz: Mails sind der gemeinsame Nenner der Kommunikation im Netz. Anstatt zu überlegen, ob man über Whatsapp, Threema, Facebook, iMessages oder Slack kommuniziert, kann man die E-Mail immer als Kommunikationsfundament nutzen. Das ist großartig!

Ein wesentlicher Nachteil an der E-Mail im Projektumfeld ist: Sie wird nicht weitergedacht. Im Gegenteil: Keine Netztechnologie wehrt sich dermaßen gegen Innovationen wie die Mail!

• Im Jahr 2015 werden immer noch ein Großteil der eintreffenden Nachrichten per Hand in Unter- und Unterunterordner verschoben.
• Bei Krankheit und Urlaub werden Auto-Responder eingerichtet
• Sammeladressen werden lokal auf einem Rechner gespeichert

Wir geben hier die Antwort, wie wir Technologie nutzen, um mit E-Mails noch effektiver umgehen zu können. Und das funktioniert am besten mit Beispielen.
„Diese Mail wird nicht bearbeitet“

Ein Kunde wartet auf heißen Kohlen auf die Antwort seines Dienstleisters. Er schickt eine E-Mail und bekommt eine automatische Antwort: Sein Ansprechpartner in der Firma sei leider krank, Mails würden nicht bearbeitet werden, in dringenden Fällen sollte man sich melden bei… ihr kennt die Nachrichten. Und ihr wisst auch, dass der Kunde das nicht hören will. Im Zweifelsfall interessiert es ihn nicht, wer bis wann nicht im Haus / auf Fortbildung / im Urlaub ist: Der Kunde hat ein Problem und er will es gelöst wissen.
„Ich habe doch schon alles gemailt!“

Also entscheidet der Kunde, sich an einen der drei in der E-Mail genannten neuen Ansprechpartnern zu wenden und fragt, ob der Dienstleister die Fristen einhalten kann. Auch nach dem zweiten Tag bekommt er keine Antwort. Er schickt die E-Mail noch einmal los, diesmal an alle drei Ansprechpartner, und mit einem Ausrufezeichen im Betreff. Schließlich klingelt sein Telefon und der Dienstleister entschuldigt sich, man hätte erst noch über die Anfrage konferieren müssen und habe dabei festgestellt, dass man leider nichts zum Vorgang sagen könne, weil wichtige Informationen fehlen. „Aber“, sagt der Kunde verzweifelt „die habe ich Ihnen doch schon alle gemailt!“.
E-Mails gehen an Projekte, nicht Personen

Um solche Problematiken zu lösen, muss man sich erst einmal bewusst machen, dass E-Mails im Kunden/Dienstleister-Verhältnis niemals an Personen gerichtet sind und sein sollten, sondern immer an Projekte. Natürlich freut man sich, wenn man gewöhnlich einen festen Ansprechpartner hat, klar. Aber unter dem ganzen sozialen Überbau, befindet sich im Endeffekt ein Projekt, das ergebnisorientiert ist: Der Kunde will schnell seine Lösung und der Dienstleister diese effektiv anbieten.

Deshalb war es bei uns in der Agentur ein essentieller Punkt, dass jeder in der Agentur theoretisch in neue Projekte eingeklinkt werden kann.
Kontext, Kontext, Kontext

Wichtig bei solch flexiblen Strukturen ist, dass der Kontext nicht verloren geht. Es reicht nicht aus, wenn mir ein neues Projekt zugeordnet wird, dort aber nur die Hälfte der Infos stehen. Zwar bieten Mails theoretisch die Möglichkeit, Gespräche in Stränge zu sortierten, in der Realität bleibt es aber meist nur bei der Möglichkeit. So wird einer Antwort automatisch dem Betreff ein „AW“ oder „Re“ vorangestellt, sodass Mailsysteme erkennen, dass es sich um eine Unterhaltung handelt. Dies gehört allerdings auch zu einer dieser neuartigen Mailtechnologien, die sich nicht durchgesetzt haben. Und warum nicht? Weil wir keine Computer sind und auch nicht so ticken. Wenn wir eine Mail losschicken mit dem Betreff „XY upgedatet“ und bei dem Kunden ein Problem auftaucht, dann denkt der Kunde nicht daran, die Mailgesprächsstränge aufrechtzuerhalten, sondern klickt sich eine neue Mail mit dem Betreff „Problem“. Und schon ist der Kontext weg.

Also benötigt das System zusätzlich noch die Möglichkeit, Gesprächsstränge neu zusammenzulegen. Gewöhnlich braucht ein Projekt übrigens gar nicht so viele Stränge. Wir sortieren die Mails im Nachhinein ein in Organisation, Administration, Wochenberichte und Plauderei. Und in unserem Fall sortieren wir das Beispiel in Administration ein. Und so sollte es auch sein: Wir organisieren das Projekt und machen dem Kunden die Projektphase so bequem wie möglich. Und dazu gehört auch eine strukturierte Kommunikation.
Unsere Tools

Wir benötigten also ein Tool, was folgendes kann:

• Kunden einem Bearbeiter zuordnen
• Möglichkeit, E-Mails in neue Stränge zusammenzulegen / aufzusplitten
• Projekte flexible zuzuteilen
• Unkompliziert und für den Kunden unsichtbar
• Erinnerungen, wenn auf Anfragen noch nicht geantwortet wurde
• Erweiterbarkeit

Die Lösung: Ticketsysteme. Vor ein paar Jahren hatten die bei mir noch einen faden Beigeschmack und klangen nach anonymen Bearbeitern und Bürokratie. Inzwischen hat sich für uns aber gezeigt, dass das nicht der Fall sein muss. Ticketsysteme funktionieren für uns fantastisch, um E-Mails zu flexibilisieren und wirklich effektiv einsetzen zu können.

Wir haben angefangen und versucht ein Open-Source-System zu implementieren: https://osticket.com.de. Wir mussten aber leider schnell feststellen, dass die Implementierung so wie wir es uns vorstellen, zu viel Zeit kostet und haben uns deshalb weiter umgeschaut. Für ein Jahr haben wir dann https://www.zendesk.com genutzt. Ein mächtiges, fein konfigurierbares Tool. Die Gründe dagegen?

• Im Endeffekt hatte sich gezeigt, dass es zu mächtig und zu fein konfigurierbar für uns war.
• Mailanhänge wurden einfach entfernt, wenn diese für das System zu groß waren. Ohne Hinweis, ohne Warnung.
• Die Benutzerführung im Backend war nicht schön. Ein Tool mit dem man täglich mehrmals arbeiten muss, sollte einem sympathisch sein.

Inzwischen nutzen wir http://freshdesk.com. Unter support.workin-media.de könnt ihr euch das System gerne anschauen. Das Tool ist einfacher einzurichten, im Endeffekt aber genauso mächtig wie Zendesk. In den größeren Tarifen ist es auch günstiger. Bisher sind wir glücklich.

Uns ist das Thema Mail wichtig, deshalb haben wir da ziemlich viel Denkarbeit reingesteckt. Wie geht ihr denn damit um? Wie nutzt ihr E-Mails in der Außenkommunikation? Antworten gerne hier in den Kommentaren oder http://support@workin-media.de direkt an uns. :D

Bildnachweis: https://picjumbo.com/mail-boxes-on-the-way-to-grand-canyon/

Das "http://wordpress.org/plugins/social-networks-auto-poster-facebook-twitter-g/" Plugin (SNAP) für Wordpress ist eine Alternative zu Hootsuite oder Buffer. Einfach aus Wordpress heraus soziale Netzwerke mit Inhalt beliefern. Wenn man will auch mit individuellen Inhalten. Ein kurzer Test.

Irgendwann habe ich aufgehört, mir die Angebote genauer anzuschauen, die ich per Mail bekomme: Social-Media-Suiten für Unternehmen, für "Experten". Da wird mir ein Dashboard, für eine – mir zu hohe, monatliche Gebühr versprochen, mit dem ich alle meine Profile in sozialen Netzwerken verwalten kann. Ohne, dass mich das nennenswert Zeit, Energie oder Nerven kosten würde. So a la https://hootsuite.com/ oder https://bufferapp.com/. Nur halt für "Profis". Mit viel bling bling und Statistiken zum Ausdrucken.
Die Gefahren des Social-Media-Sumpfs

Ziel dieser Angebote: Irgendwie alle sozialen Netzwerke unter einen Hut zu bekommen, verwaltbar zu machen, um schlussendlich bei gleichem Erfolg Zeit zu sparen. Und Inhalte "zielgruppengerecht" zu verbreiten. Der Gedanke dahinter ist ja nicht schlecht: Social Media ist wichtig. Und Facebook ist hier in Deutschland ein sehr, sehr, solider Traffic-Garant.

Dazu kommt: Die Kurve geht weiter nach oben: In den USA sind https://blog.shareaholic.com/facebook-referrals-skyrocket-12-2013/. Die Zahlen in solchen Studien sollte man zwar immer mit Vorsicht genießen, aber auch wenn es "nur" eine Steigerung von 100% oder 50% gewesen wäre, muss man sich mit dem Thema auseinandersetzen. Und dann sind wir schon drin, im Social-Media-Sumpf. Und damit bei vielen Fragen. Wenn wir uns schon Gedanken machen: Wenn wir irgendwas für Facebook planen, brauchen wir als Unternehmen vielleicht auch Twitter? Pinterest? Tumblr? Müssen wir vielleicht ein Instagram-Profil mit Leben füllen? Oder Google+ nutzen? Und wenn wir das alles brauchen: Wie verdammt soll das alles gepflegt werden? Ich mach das alles für die Firma doch alleine! Und nebenbei! Hilft da vielleicht doch eine von den Experten-Lösungen, die mich per Mail akquirieren wollten?

Vielleicht. Gar keine Frage.

Vielleicht hilft aber auch schon ein Tool, was es kostenlos gibt und in der Pro-Version 49,95$ (einmalig) kostet: http://wordpress.org/plugins/social-networks-auto-poster-facebook-twitter-g/
Die Social-Media-Suite für Wordpress

Denn nach meiner Erfahrung liegt das Problem nicht im Reagieren auf Kundenanfragen (die bekommt man meistens sowieso zusätzlich per Mail), nicht in den Statistiken, sondern im Bereitstellen von Inhalten. Nennt mich altmodisch, aber wenn jemand regelmäßig gute Inhalte veröffentlicht, dann merken das auch andere. Dann muss man nicht vor dem Rechner hängen und sich fragen, warum man nur 5%-Fanwachstum hatte, statt der üblichen 7%. Ein weiteres Problem: Zu viele Profile. Braucht man wirklich einen Twitter-Account? Sind meine Kunden auf Facebook? Wenn man sich vor dem Einrichten der Profile ein Konzept ausdenkt, wird schon vieles einfacher.

In der Vergangenheit gab es ein paar unrühmliche Lösungen, um Inhalte automatisiert zu veröffentlichen, die ich auch schon selbst benutzt habe: http://twitterfeed.com/, eine Weiterleitung von Facebook auf Twitter (natürlich hat die Kommentarlänge nie gestimmt, sodass man auf Twitter immer auf die Facebookseite und da erst auf den eigentlichen Inhalt weitergeleitet wurde. Buuh!), frickelige Lösungen via https://ifttt.com/ (ich liebe den Dienst! Aber nicht um meine soziale Profile zu verwalten). Oder eben der angesehene Klassiker, bei jedem Netzwerk mit einem individuellen Text alles per Hand zu posten.

SNAP bietet hierzu eine für meine Meinung sehr angenehme Lösung: Es bietet eine automatisierte Lösung, die man unter jedem Beitrag noch weiter anpassen kann.

Aber von vorne: Wordpress braucht standardmäßig für ein Artikel eine Überschrift, Inhalte, Kategorien, Tags und, wenn man mag, auch einen zusammenfassenden Auszug. SNAP kann nun so konfiguriert werden, dass die Überschriften mit Kategorie-Hashtags bei Twitter, Auszüge (mit Bild und Link) bei Facebook oder Google+ veröffentlicht werden. Hier im Blog sieht es beispielsweise so aus, dass standardmäßig der Auszug ("Excerpt") für meine Facebook-Postings auf der Seite der workin media und meinem privaten Profil benutzt werden.

Daneben kann man noch weitere Inhalte für die Profile auslesen lassen:

• %TITLE% - Titel
• %URL% - URL
• %IMG% - Artikelbild
• %SURL% - Short-URL  (bspw. bit.ly)
• %EXCERPT% -   Auszug
• %RAWEXCERPT% - entfernt alle Tags/Shortcodes und gibt den reinen Text aus
• %ANNOUNCE% - "Weiterlesen"-Shortcode (für Wordpress)
• %FULLTEXT% - Gesamter Beitrag
• %RAWTEXT% - Gesamter Beitrag als Text
• %TAGS% -  Tags
• %CATS% - Kategorie
• %HTAGS% - #tags als Hashtag
• %HCATS% - #kategorien als Hashtag
• %AUTHORNAME% - Autorenname
• %SITENAME% - Seitenname

Damit ist es erst einmal möglich, automatisierte Veröffentlichungen etwas zu individualisieren und für die entsprechenden Dienste anzupassen.
Welche Dienste werden unterstützt?

App.net, Blogger, deviantArt, Diigo, Delicious, Facebook, FriendFeed, Flickr, Google+, Instapaper, LinkedIn, LiveJournal, Plurk, Pinterest, Reddit, Sccop.It, StumbleUpon, Tumblr, Twitter, vBulletin, vKontakte, Wordpress, YouTube
Muss ich die alle kennen?

Nein. Ich kenne die auch nicht alle. Für das workin media Blog nutze ich momentan Facebook, Google+, Twitter und Wordpress (um auf meinem privaten Blog kurz zu notieren, dass ich etwas geschrieben habe). Das reicht mir.
Wie ist die Bedienung?

Eine Schönheit ist das Plugin nicht. Auch die Einrichtung der einzelnen Dienste ist etwas aufwendiger. Denn bei Facebook & Co müssen Apps registriert werden, damit das Plugin auf die Daten zugreifen kann. Dabei helfen aber die detaillierten HowTos von NextScript (Beispiel: http://www.nextscripts.com/setup-installation-facebook-social-networks-auto-poster-wordpress/) oder https://workin-media.hnz.iov.

Wenn die Apps registriert, das Tool eingerichtet, die Shortcodes auf dem Schirm sind, dann geht das recht leicht von der Hand.
Was gibt es sonst noch?

Man kann das Plugin auch nutzen, ohne einen Beitrag zu schreiben, um seine sozialen Netzwerke zu befüllen. Was ich sehr praktisch finde.

Von der Performance her spielt es, was die Laufzeit angeht, ungefähr in einer Liga mit meinem SEO-Plugin.

Um beispielsweise im privaten Facebook-Profil und der Fanpage zu posten, benötigt ihr den Pro-Account. Hierzu müsst ihr nach dem Kauf noch den http://www.nextscripts.com/social-networks-auto-poster-for-wordpress/ in das Plugin-Verzeichnis eurer Wordpress-Installation laden.

Wie macht ihr das so, mit euren Profilen? Nutzt ihr Tools? Oder macht ihr alles in Handarbeit?