Nextcloud und Owncloud - Wie geht es weiter?
Führende ownCloud Entwickler haben sich mit einer eigenen Version der freien Filehosting-Software vom Unternehmen abgespalten und diesen Schritt als Neustart beschrieben. Nextcloud nennt sich das Projekt von OwnCloud-Begründer Frank Karlitschek und sei auf Langfristigkeit und Nachhaltigkeit ausgelegt, wie der Nextcloud-Pressesprecher Jos Poortvliet dem IT-News-Portal golem.de mitteilte.

In der Stellungnahme von ownCloud zeigte man sich überrascht über den Schritt und teilte mit, dass die amerikanische Firma ownCloud Inc. geschlossen werden müsste, da der Hauptkreditgeber wegen der Spatung abgesprungen sei. Die ownCloud GmbH sei allerdings nicht unbedingt betroffen.
Wie geht es weiter?
Natürlich fragen sich unsere Kunden, wie es jetzt weiter geht mit Ihren ownCloud-Installationen. Ab diesem Zeitpunkt wird es nun zwei Versionen geben, die sich mit der Zeit weiter auseinander entwickeln werden. Das kennt man schon von dem Projekt Libreoffice: Die Office-Software ist ursprünglich aus Openoffice entstanden, wobei diese Abspaltungen erst einmal keinen Grund zur Sorge oder blindem Aktivismus geben. Klar, Nextcloud klingt gerade nach dem spannenderen und sympathischeren Projekt: Das Unternehmen will beispielsweise die Business-Kunden der OwnCloud übernehmen, nannte hierzu allerdings noch keine Konditionen. Die Community soll mehr eingebunden werden, und, und, und. Auch sollen die Umstellungen von Own- und Nextcloud reibungslos verlaufen. Aber wir müssen die Situation erst noch weiter beobachten und die Umstellung der Systeme intern testen. Sollten Sie eine Umstellung Ihrer OwnCloud auf Nextcloud wünschen, sprechen Sie uns einfach an. Ansonsten halten wir Sie über unsere Vorgehensweise weiter auf dem Laufenden.

OwnCloud und NextCloud sind Anwendungen, um auf dem eigenen Server Dateien zu speichern und mit mehreren Geräten oder Benutzen zu synchronisieren.

Ein großer Vorteil als Webentwickler ist es ja, eigentlich fast überall ganz gut arbeiten zu können. Ein Nachteil ist, dass das auch Kunden wissen. Deshalb haben wir viel Hirnzschmalz aufgewendet, um einen so mobilen Workflow wie möglich aufbauen zu können. Und zwar via Smartphone & Tablet.

Ziel ist es, dringende Aufgaben on the fly erledigen zu können. Das können sein:

• Wichtige Unterlagen auf unserer NAS anzeigen/verwenden
• Zugriff auf Buchhaltungsprogramm
• Zugriff auf Helpdesk
• Zugriff auf Wordpress-Backends.
• FTP-Inhalte anzeigen/verändern
• Via SSH auf unsere Server zugreifen

Alle Prozesse müssen sich im besten Fall selbstständig synchronisieren, damit Zugangsdaten und Passwörter aktuell bleiben. Und natürlich müssen alle Prozesse auf den mobilen Geräten so gut wie möglich vor Fremdzugriff geschützt sein.

Via VPN auf die NAS

Da wir auf unserer Synology-NAS unsere lokalen Backups und Dokumente liegen haben, können wir via VPN-Verbindung schon einen Großteil wichtiger Dokumente aufrufen. Auch laufen dort unsere ersten Testseiten, die aus Sicherheitsgründen nicht aus dem Netz abrufbar sind; via VPN schon. Um das mit der NAS realisieren zu können, haben wir dort einen Webserver, DNS-Server, dnsmasq und VPN-Server am Start.

Buchhaltung in der Cloud

Die Buchhaltung haben wir gleich ganz in die Cloud gelegt und mit http://www.lexoffice.de einen ganz zuverlässigen Partner gewonnen. Der Vorteil liegt auf der Hand: Jeder hat immer die neueste Zahlen, Daten und Fakten. Überall, wo es Internet gibt.

Wir müssen nur eine Adressdatenbank pflegen, also theoretisch, und haben einen Platz, an dem unsere Rechnungen liegen. Das ist großartig. Außerdem wird Lexoffice regelmäßig mit neuen (und praktischen) Funktionen und Erweiterungen ausgestattet. Nachteile gibt es natürlich auch: Es ist ein Webdienst, der manchmal auch gewartet werden muss und genau dann keinen Zugriff gewährt, wenn man eine wichtige Rechnung schreiben muss. Kommt seltenst vor. Aber wenn, dann ärgert's.

Via App Support-Tickets verwalten

Wie wir https://workin-media.hnz.io/blog/wie-wir-fuer-uns-die-e-mail-entstauben-um-noch-effektiver-arbeiten-zu-koennen/ schon geschrieben haben, nutzen wir den tollen Dienst Freshdesk um unsere Kundenanfragen zu verwalten. Eine https://itunes.apple.com/de/app/freshdesk-customer-support/id849713306?mt=8 pusht neue Supportanfragen direkt aufs Smartphone-Display. Entweder kann man dann direkt antworten oder die Anfrage anderen Mitarbeitern zuordnen. Äußerst praktisch. Im übrigen: Auch viel praktischer als E-Mail, weil bei der Menge, die bei uns im Postfach aufschlägt, gerne etwas überlesen werden kann, wenn man nur mit dem Handy unterwegs ist.

Immer die volle Übersicht über unsere Seiten

Neben den Servern monitoren wir auch WordPress-Seiten, ob sie richtig funktionieren. Denn manchmal verursacht ein Plugin einen Fehler, der WordPress zum Absturz bringt aber der Server denkt weiterhin, dass alles in Ordnung ist. Deshalb monitoren wir beides, den Server und die einzelnen Installationen. Sollte etwas schief laufen, also WordPress ausfallen oder die Seite plötzlich von Nutzern überrannt werden, werden wir per E-Mail und SMS informiert und können auch via Smartphone schnell reagieren, Backups einspielen oder Kapazitäten verändern.

Auf die FTP-Server Zugriff haben

Wir nutzen hier für Smartphone & Tablets https://panic.com/transmit-ios/. Die App ist nicht perfekt, was aber eher an Apple als am Entwicklerstudio Panic liegt. Das Tolle: Man kann den Zugang zur App via Passcode und Fingerabdruck schützen und auch https://library.panic.com/transmit-ios/tios-favorite-import/. Händisch. https://www.panic.com/blog/transmit-ios-1-1-1/.

Gleichzeitig nutzen wir auch Coda vom gleichen Hersteller sowohl am Computer als auch mobil. In Coda laufen unsere aktuellen Projekte, die auch gleichzeitig über git versioniert werden. Über Transmit auch einfach nur Backup-FTPs.

Via SSH auf den Server zugreifen

Hier batteln sich im Apple App Store zwei Apps. https://itunes.apple.com/us/app/cathode/id656982811?mt=8 und https://itunes.apple.com/de/app/prompt-2/id917437289?mt=8. Prompt 2 stammt von Panic und ist deshalb unsere erste Wahl gewesen. Warum sich Prompt 2 allerdings nicht via "Panic Sync" (die iCloud-Alternative des Herstellers) die SSH-Daten aus Coda holt, ist mir ein Rätsel. Hier müsssen wir die Daten und Zertifikate manuell hinzufügen. Gesynct werden dann nur die mobilen Geräte; per Passcode und Fingerabdruck werden die Daten wie bei Transmit iOS zusätzlich gesichert.

Ein SSH-Zugang für unterwegs ist übrigens wichtiger, als man denken würde. Denn manchmal passieren auf Servern komische Dinge. Erst vor kurzem hat es beispielsweise eine MySQL-Tabelle einer WordPress-Installation gecrasht, in der die Menüs gespeichert waren. Das echt riesige Menü auf der Seite wurde nicht mehr dargestellt, und das nach Feierabend! Ich konnte mich dann mit dem Handy bequem vom Sofa aus auf dem Server einloggen, die gecrashten Tabellen reparieren, MySQL neustarten, mich freuen, dass es funktioniert, mir einen Reminder für den nächsten Tag schreiben und dann die neueste Doctor-Who-Folge weiterschauen.

Fazit

Noch sind wir noch nicht an dem Punkt angekommen, an dem alle Daten geschützt von überall mit möglichst vielen Endgeräten abgerufen werden können. Klar, mit dem Laptop ist das möglich, aber den haben wir nicht immer dabei. In den letzten Jahren hat sich schon viel für Smartphones und Tablets getan, gerade im Bereich Servermanagement. Aber so richtig fancy, wie ich mir das als Perfektionist wünsche, klappt das leider noch nicht.

Bildnachweise: https://picjumbo.com/man-holding-iphone-in-his-car/

Mit über 40 Jahren gehört die E-Mail zu den antiken Webtechnologien. Das Alter hat ein paar Vor- und Nachteile: E-Mails sind plattformunabhängig. Jeder hat eine Adresse, weiß, wie man sich zur Not eine neue klicken kann, kurz: Mails sind der gemeinsame Nenner der Kommunikation im Netz. Anstatt zu überlegen, ob man über Whatsapp, Threema, Facebook, iMessages oder Slack kommuniziert, kann man die E-Mail immer als Kommunikationsfundament nutzen. Das ist großartig!

Ein wesentlicher Nachteil an der E-Mail im Projektumfeld ist: Sie wird nicht weitergedacht. Im Gegenteil: Keine Netztechnologie wehrt sich dermaßen gegen Innovationen wie die Mail!

• Im Jahr 2015 werden immer noch ein Großteil der eintreffenden Nachrichten per Hand in Unter- und Unterunterordner verschoben.
• Bei Krankheit und Urlaub werden Auto-Responder eingerichtet
• Sammeladressen werden lokal auf einem Rechner gespeichert

Wir geben hier die Antwort, wie wir Technologie nutzen, um mit E-Mails noch effektiver umgehen zu können. Und das funktioniert am besten mit Beispielen.
„Diese Mail wird nicht bearbeitet“

Ein Kunde wartet auf heißen Kohlen auf die Antwort seines Dienstleisters. Er schickt eine E-Mail und bekommt eine automatische Antwort: Sein Ansprechpartner in der Firma sei leider krank, Mails würden nicht bearbeitet werden, in dringenden Fällen sollte man sich melden bei… ihr kennt die Nachrichten. Und ihr wisst auch, dass der Kunde das nicht hören will. Im Zweifelsfall interessiert es ihn nicht, wer bis wann nicht im Haus / auf Fortbildung / im Urlaub ist: Der Kunde hat ein Problem und er will es gelöst wissen.
„Ich habe doch schon alles gemailt!“

Also entscheidet der Kunde, sich an einen der drei in der E-Mail genannten neuen Ansprechpartnern zu wenden und fragt, ob der Dienstleister die Fristen einhalten kann. Auch nach dem zweiten Tag bekommt er keine Antwort. Er schickt die E-Mail noch einmal los, diesmal an alle drei Ansprechpartner, und mit einem Ausrufezeichen im Betreff. Schließlich klingelt sein Telefon und der Dienstleister entschuldigt sich, man hätte erst noch über die Anfrage konferieren müssen und habe dabei festgestellt, dass man leider nichts zum Vorgang sagen könne, weil wichtige Informationen fehlen. „Aber“, sagt der Kunde verzweifelt „die habe ich Ihnen doch schon alle gemailt!“.
E-Mails gehen an Projekte, nicht Personen

Um solche Problematiken zu lösen, muss man sich erst einmal bewusst machen, dass E-Mails im Kunden/Dienstleister-Verhältnis niemals an Personen gerichtet sind und sein sollten, sondern immer an Projekte. Natürlich freut man sich, wenn man gewöhnlich einen festen Ansprechpartner hat, klar. Aber unter dem ganzen sozialen Überbau, befindet sich im Endeffekt ein Projekt, das ergebnisorientiert ist: Der Kunde will schnell seine Lösung und der Dienstleister diese effektiv anbieten.

Deshalb war es bei uns in der Agentur ein essentieller Punkt, dass jeder in der Agentur theoretisch in neue Projekte eingeklinkt werden kann.
Kontext, Kontext, Kontext

Wichtig bei solch flexiblen Strukturen ist, dass der Kontext nicht verloren geht. Es reicht nicht aus, wenn mir ein neues Projekt zugeordnet wird, dort aber nur die Hälfte der Infos stehen. Zwar bieten Mails theoretisch die Möglichkeit, Gespräche in Stränge zu sortierten, in der Realität bleibt es aber meist nur bei der Möglichkeit. So wird einer Antwort automatisch dem Betreff ein „AW“ oder „Re“ vorangestellt, sodass Mailsysteme erkennen, dass es sich um eine Unterhaltung handelt. Dies gehört allerdings auch zu einer dieser neuartigen Mailtechnologien, die sich nicht durchgesetzt haben. Und warum nicht? Weil wir keine Computer sind und auch nicht so ticken. Wenn wir eine Mail losschicken mit dem Betreff „XY upgedatet“ und bei dem Kunden ein Problem auftaucht, dann denkt der Kunde nicht daran, die Mailgesprächsstränge aufrechtzuerhalten, sondern klickt sich eine neue Mail mit dem Betreff „Problem“. Und schon ist der Kontext weg.

Also benötigt das System zusätzlich noch die Möglichkeit, Gesprächsstränge neu zusammenzulegen. Gewöhnlich braucht ein Projekt übrigens gar nicht so viele Stränge. Wir sortieren die Mails im Nachhinein ein in Organisation, Administration, Wochenberichte und Plauderei. Und in unserem Fall sortieren wir das Beispiel in Administration ein. Und so sollte es auch sein: Wir organisieren das Projekt und machen dem Kunden die Projektphase so bequem wie möglich. Und dazu gehört auch eine strukturierte Kommunikation.
Unsere Tools

Wir benötigten also ein Tool, was folgendes kann:

• Kunden einem Bearbeiter zuordnen
• Möglichkeit, E-Mails in neue Stränge zusammenzulegen / aufzusplitten
• Projekte flexible zuzuteilen
• Unkompliziert und für den Kunden unsichtbar
• Erinnerungen, wenn auf Anfragen noch nicht geantwortet wurde
• Erweiterbarkeit

Die Lösung: Ticketsysteme. Vor ein paar Jahren hatten die bei mir noch einen faden Beigeschmack und klangen nach anonymen Bearbeitern und Bürokratie. Inzwischen hat sich für uns aber gezeigt, dass das nicht der Fall sein muss. Ticketsysteme funktionieren für uns fantastisch, um E-Mails zu flexibilisieren und wirklich effektiv einsetzen zu können.

Wir haben angefangen und versucht ein Open-Source-System zu implementieren: https://osticket.com.de. Wir mussten aber leider schnell feststellen, dass die Implementierung so wie wir es uns vorstellen, zu viel Zeit kostet und haben uns deshalb weiter umgeschaut. Für ein Jahr haben wir dann https://www.zendesk.com genutzt. Ein mächtiges, fein konfigurierbares Tool. Die Gründe dagegen?

• Im Endeffekt hatte sich gezeigt, dass es zu mächtig und zu fein konfigurierbar für uns war.
• Mailanhänge wurden einfach entfernt, wenn diese für das System zu groß waren. Ohne Hinweis, ohne Warnung.
• Die Benutzerführung im Backend war nicht schön. Ein Tool mit dem man täglich mehrmals arbeiten muss, sollte einem sympathisch sein.

Inzwischen nutzen wir http://freshdesk.com. Unter support.workin-media.de könnt ihr euch das System gerne anschauen. Das Tool ist einfacher einzurichten, im Endeffekt aber genauso mächtig wie Zendesk. In den größeren Tarifen ist es auch günstiger. Bisher sind wir glücklich.

Uns ist das Thema Mail wichtig, deshalb haben wir da ziemlich viel Denkarbeit reingesteckt. Wie geht ihr denn damit um? Wie nutzt ihr E-Mails in der Außenkommunikation? Antworten gerne hier in den Kommentaren oder http://support@workin-media.de direkt an uns. :D

Bildnachweis: https://picjumbo.com/mail-boxes-on-the-way-to-grand-canyon/

t3n.de hat wieder einmal einen Listenartikel geschrieben und dort zahlreiche Helferlein aufgeführt, um mit Bootstrap, meinem Lieblingsframework, noch effektiver arbeiten zu können. Ein paar werde ich mir anschauen. Für wendas zu technisch ist, sich aber für das Thema interessiert: Unter http://www.layoutit.com/ könnt ihr per Drag&Drop eure eigene Seite zusammenbasteln. Im Gegensatz zu Jetstrap kostet das nix.
Zum Originalbeitrag: http://t3n.de/news/bootstrap-tools-und-erweiterungen-533147/

Das "http://wordpress.org/plugins/social-networks-auto-poster-facebook-twitter-g/" Plugin (SNAP) für Wordpress ist eine Alternative zu Hootsuite oder Buffer. Einfach aus Wordpress heraus soziale Netzwerke mit Inhalt beliefern. Wenn man will auch mit individuellen Inhalten. Ein kurzer Test.

Irgendwann habe ich aufgehört, mir die Angebote genauer anzuschauen, die ich per Mail bekomme: Social-Media-Suiten für Unternehmen, für "Experten". Da wird mir ein Dashboard, für eine – mir zu hohe, monatliche Gebühr versprochen, mit dem ich alle meine Profile in sozialen Netzwerken verwalten kann. Ohne, dass mich das nennenswert Zeit, Energie oder Nerven kosten würde. So a la https://hootsuite.com/ oder https://bufferapp.com/. Nur halt für "Profis". Mit viel bling bling und Statistiken zum Ausdrucken.
Die Gefahren des Social-Media-Sumpfs

Ziel dieser Angebote: Irgendwie alle sozialen Netzwerke unter einen Hut zu bekommen, verwaltbar zu machen, um schlussendlich bei gleichem Erfolg Zeit zu sparen. Und Inhalte "zielgruppengerecht" zu verbreiten. Der Gedanke dahinter ist ja nicht schlecht: Social Media ist wichtig. Und Facebook ist hier in Deutschland ein sehr, sehr, solider Traffic-Garant.

Dazu kommt: Die Kurve geht weiter nach oben: In den USA sind https://blog.shareaholic.com/facebook-referrals-skyrocket-12-2013/. Die Zahlen in solchen Studien sollte man zwar immer mit Vorsicht genießen, aber auch wenn es "nur" eine Steigerung von 100% oder 50% gewesen wäre, muss man sich mit dem Thema auseinandersetzen. Und dann sind wir schon drin, im Social-Media-Sumpf. Und damit bei vielen Fragen. Wenn wir uns schon Gedanken machen: Wenn wir irgendwas für Facebook planen, brauchen wir als Unternehmen vielleicht auch Twitter? Pinterest? Tumblr? Müssen wir vielleicht ein Instagram-Profil mit Leben füllen? Oder Google+ nutzen? Und wenn wir das alles brauchen: Wie verdammt soll das alles gepflegt werden? Ich mach das alles für die Firma doch alleine! Und nebenbei! Hilft da vielleicht doch eine von den Experten-Lösungen, die mich per Mail akquirieren wollten?

Vielleicht. Gar keine Frage.

Vielleicht hilft aber auch schon ein Tool, was es kostenlos gibt und in der Pro-Version 49,95$ (einmalig) kostet: http://wordpress.org/plugins/social-networks-auto-poster-facebook-twitter-g/
Die Social-Media-Suite für Wordpress

Denn nach meiner Erfahrung liegt das Problem nicht im Reagieren auf Kundenanfragen (die bekommt man meistens sowieso zusätzlich per Mail), nicht in den Statistiken, sondern im Bereitstellen von Inhalten. Nennt mich altmodisch, aber wenn jemand regelmäßig gute Inhalte veröffentlicht, dann merken das auch andere. Dann muss man nicht vor dem Rechner hängen und sich fragen, warum man nur 5%-Fanwachstum hatte, statt der üblichen 7%. Ein weiteres Problem: Zu viele Profile. Braucht man wirklich einen Twitter-Account? Sind meine Kunden auf Facebook? Wenn man sich vor dem Einrichten der Profile ein Konzept ausdenkt, wird schon vieles einfacher.

In der Vergangenheit gab es ein paar unrühmliche Lösungen, um Inhalte automatisiert zu veröffentlichen, die ich auch schon selbst benutzt habe: http://twitterfeed.com/, eine Weiterleitung von Facebook auf Twitter (natürlich hat die Kommentarlänge nie gestimmt, sodass man auf Twitter immer auf die Facebookseite und da erst auf den eigentlichen Inhalt weitergeleitet wurde. Buuh!), frickelige Lösungen via https://ifttt.com/ (ich liebe den Dienst! Aber nicht um meine soziale Profile zu verwalten). Oder eben der angesehene Klassiker, bei jedem Netzwerk mit einem individuellen Text alles per Hand zu posten.

SNAP bietet hierzu eine für meine Meinung sehr angenehme Lösung: Es bietet eine automatisierte Lösung, die man unter jedem Beitrag noch weiter anpassen kann.

Aber von vorne: Wordpress braucht standardmäßig für ein Artikel eine Überschrift, Inhalte, Kategorien, Tags und, wenn man mag, auch einen zusammenfassenden Auszug. SNAP kann nun so konfiguriert werden, dass die Überschriften mit Kategorie-Hashtags bei Twitter, Auszüge (mit Bild und Link) bei Facebook oder Google+ veröffentlicht werden. Hier im Blog sieht es beispielsweise so aus, dass standardmäßig der Auszug ("Excerpt") für meine Facebook-Postings auf der Seite der workin media und meinem privaten Profil benutzt werden.

Daneben kann man noch weitere Inhalte für die Profile auslesen lassen:

• %TITLE% - Titel
• %URL% - URL
• %IMG% - Artikelbild
• %SURL% - Short-URL  (bspw. bit.ly)
• %EXCERPT% -   Auszug
• %RAWEXCERPT% - entfernt alle Tags/Shortcodes und gibt den reinen Text aus
• %ANNOUNCE% - "Weiterlesen"-Shortcode (für Wordpress)
• %FULLTEXT% - Gesamter Beitrag
• %RAWTEXT% - Gesamter Beitrag als Text
• %TAGS% -  Tags
• %CATS% - Kategorie
• %HTAGS% - #tags als Hashtag
• %HCATS% - #kategorien als Hashtag
• %AUTHORNAME% - Autorenname
• %SITENAME% - Seitenname

Damit ist es erst einmal möglich, automatisierte Veröffentlichungen etwas zu individualisieren und für die entsprechenden Dienste anzupassen.
Welche Dienste werden unterstützt?

App.net, Blogger, deviantArt, Diigo, Delicious, Facebook, FriendFeed, Flickr, Google+, Instapaper, LinkedIn, LiveJournal, Plurk, Pinterest, Reddit, Sccop.It, StumbleUpon, Tumblr, Twitter, vBulletin, vKontakte, Wordpress, YouTube
Muss ich die alle kennen?

Nein. Ich kenne die auch nicht alle. Für das workin media Blog nutze ich momentan Facebook, Google+, Twitter und Wordpress (um auf meinem privaten Blog kurz zu notieren, dass ich etwas geschrieben habe). Das reicht mir.
Wie ist die Bedienung?

Eine Schönheit ist das Plugin nicht. Auch die Einrichtung der einzelnen Dienste ist etwas aufwendiger. Denn bei Facebook & Co müssen Apps registriert werden, damit das Plugin auf die Daten zugreifen kann. Dabei helfen aber die detaillierten HowTos von NextScript (Beispiel: http://www.nextscripts.com/setup-installation-facebook-social-networks-auto-poster-wordpress/) oder https://workin-media.hnz.iov.

Wenn die Apps registriert, das Tool eingerichtet, die Shortcodes auf dem Schirm sind, dann geht das recht leicht von der Hand.
Was gibt es sonst noch?

Man kann das Plugin auch nutzen, ohne einen Beitrag zu schreiben, um seine sozialen Netzwerke zu befüllen. Was ich sehr praktisch finde.

Von der Performance her spielt es, was die Laufzeit angeht, ungefähr in einer Liga mit meinem SEO-Plugin.

Um beispielsweise im privaten Facebook-Profil und der Fanpage zu posten, benötigt ihr den Pro-Account. Hierzu müsst ihr nach dem Kauf noch den http://www.nextscripts.com/social-networks-auto-poster-for-wordpress/ in das Plugin-Verzeichnis eurer Wordpress-Installation laden.

Wie macht ihr das so, mit euren Profilen? Nutzt ihr Tools? Oder macht ihr alles in Handarbeit?